CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LÀ GÌ? NHƯ THẾ NÀO LÀ CHỨNG TỪ HỢP LỆ?

Chứng từ là một loại tài liệu bắt buộc phải có trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nó được dùng để ghi lại toàn bộ nội dung của các giao dịch hay nghiệp vụ cần được hạch toán, ghi chép vào sổ kế toán của doanh nghiệp.

Căn cứ điều 4, khoản 7 Luật kế toán: Chứng từ kế toán là những giấy tờ hay là vật mang tin phản ánh đúng nghiệp vụ tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành rồi. Kế toán viên lấy nó làm căn cứ để ghi chép lại trong sổ kế toán.

Như thế nào là chứng từ hợp lệ?

– Tính pháp lý: Khi chứng từ có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên có liên quan được đề cập đến thì mới được xem là đảm bảo tính pháp lý. Đây là một trong các biện pháp giúp phòng tránh các tranh chấp trong quá trình diễn ra giao dịch. Trường hợp xảy ra tranh chấp, chứng từ sẽ vừa là bằng chứng, vừa là cơ sở pháp lý để phân định đúng sai và trách nhiệm của các bên. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, kế toán viên có thể vẫn chưa lường trước được những rủi ro do hóa đơn bất hợp pháp gây ra, vì chưa tìm hiểu kỹ về khái niệm chứng từ và những luật định có liên quan khác.

– Tính pháp luật: Khi thành lập chứng từ cần tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức và nội dung phải theo đúng phân loại thì khi đó chứng từ mới có giá trị sử dụng. Ví như trong trường hợp, chứng từ không có nội dung giao dịch và không ghi rõ giá tiền giao dịch. Khi đó, chứng từ sẽ được xem là không phù hợp để tính chi phí của doanh nghiệp trong quá trình tính thuế doanh nghiệp.

– Tính trung thực: Những sự kiện được ghi nhận bởi chứng từ phải có tính khách quan và đảm bảo có thật. Không được phép bịa đặt khi trình bày nội dung chứng từ, vì đây sẽ là căn cứ để chứng minh cho các giao dịch kinh tế trong các hoạt động của nhà nước, doanh nghiệp.

– Tính rõ ràng: Nội dung trong chứng từ phải đảm bảo được sự đầy đủ, cụ thể cũng như rõ ràng. Tránh việc sử dụng các từ nhiều nghĩa vì chúng có thể gây ra sự hiểu lầm, nhầm lẫn không đáng có trong việc xét duyệt và sử dụng chứng từ. Lưu ý rằng, với bất kỳ nội dung gì được thể hiện trên chứng từ đều không được sử dụng những loại mực như mực phai, mực đỏ và mực bút chì.

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
• Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán
• Tên và địa chỉ đơn vị lập chứng từ
• Tên và địa chỉ đơn vị nhận chứng từ
• Nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh phải được ghi trong chứng từ
• Số lượng, đơn giá, số tiền được ghi bằng số và tổng số tiền được ghi bằng số và chữ dùng để thu và chi tiền
• Chữ ký có ghi rõ họ tên của người lập, người duyệt, người nhận hay những người có liên quan

• Thời gian bảo hành sản phẩm, máy móc hay thiết bị…
• Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng, internet banking, ứng dụng momo…
• Giai đoạn thực hiện thanh toán theo hợp đồng, thỏa thuận…
• Quan hệ của chứng từ đối với các loại chứng từ khác, sổ sách kế toán, tài khoản
• Định mức nghiệp vụ hoặc quy mô kế hoạch

LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN CHI TIẾT KHÓA HỌC VÀ HỌC PHÍ
Hotline: 0983 650 093

Văn phòng Luật Kế toán DFC
VP Miền Nam: Số 197 Huỳnh Tấn Phát – Quận 7 – TP.HCM
VP Miền Bắc: LK28 Dương Kinh – Lê Trọng Tấn – Hà Đông – TP.HN
Cơ sở 2 tại HN: Số 48 Ngõ 1 – Ngô Thì Nhậm – Hà Đông – TP.HN
☎️: 0983 650 093 – 0913 499 922
Website: http://www.ketoandfc.vn
Email: dfcketoan@gmail.com
Link fanpage: http://www.facebook.com/ketoanDFC