Chưa phân loại
GIẢI TRÌNH HÀNG TỒN KHO BỊ ÂM
23
Th12
Th12
1. Trường hợp hàng bị âm trên sổ sách
◊ Nếu có hóa đơn đầu vào
– Kiểm tra lại sổ sách
- Kiểm tra lại sổ chi tiết 331 các trường hợp người bán chưa xuất hóa đơn thì yêu cầu người bán xuất lại để bổ sung.
- Đối chiếu hóa đơn mua hàng, phiếu nhập – xuất kho với sổ chi tiết hàng tồn kho xem đã vào đủ các hóa đơn, bắt đầu từ thời điểm lên Bảng cân đối kế toán của kỳ trước, nếu thiếu hoặc sai sót thì chỉnh sửa và bổ sung.
– Kiểm tra lại hàng trong kho
- Nếu có hóa đơn đầu vào nhưng hàng hóa bị âm so với sổ, kế toán là biên bản kiểm kê kho. Nếu hàng hóa đã khớp với sổ, chứng tỏ quá trình kiểm tra hàng trước đó có sai sót.
- Nếu hàng hóa thực sự bị âm thì hạch toán hàng thiếu vào tài khoản 138 -> sau đó tìm nguyên nhân dẫn đến thiếu hàng và truy cứu trách nhiệm của thủ kho hoặc nhân viên có liên quan.
◊ Nếu không có hóa đơn đầu vào
• Cách 1: Bổ sung hóa đơn
– Doanh nghiệp có thể bổ sung hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ của cá nhân, hộ kinh doanh (Ngày trên hóa đơn bổ sung trước ngày hóa đơn bán ra).
– Khi có hóa đơn kế toán ghi sổ nhập kho, tính giá thành bình thường.
Các lưu ý khi bổ sung hóa đơn đầu vào:
- Đây là phương án cuối cùng mà các doanh nghiệp sử dụng do việc bổ sung hóa đơn đầu vào thể hiện sự gian dối trong hoạt động kinh doanh và chứa nhiều tiềm ẩn rủi ro.
- Không nên sử dụng các hóa đơn đầu vào không liên quan đến các nghiệp vụ của doanh nghiệp. VD: doanh nghiệp không có hoạt động vận tải, nghiệp vụ giao xăng thì không thể có hóa đơn vận tải, xăng dầu.
- Nên giải thích được tính hợp lệ của hóa đơn, không nên bổ sung quá nhiều hóa đơn với giá trị và diễn giải chung chung giống nhau.
• Cách 2: Làm thủ tục hàng về trước, hóa đơn về sau
Nếu doanh nghiệp quan hệ được với các công ty khác hoặc có sự đồng thuận giao dịch giữa hai bên, có thể làm thủ tục như sau:
– Để chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sau, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ: hợp đồng/ thỏa thuận với các bên, các phiếu nhập – xuất kho, chứng từ thanh toán…
– Trong hợp đồng phải ghi rõ: thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hóa đơn, chứng từ cho hàng đi đường (bên bán sử dụng Phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/ điều động -> sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất hóa đơn GTGT).
Lưu ý:
Theo khoản 3, điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC, phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng đối với hành vi: Lập hóa đơn không đúng thời điểm. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải thỏa thuận trước với bên bán và phải giải trình với thuế: Bên bán đã giao hàng nhưng chưa kịp xuất hóa đơn -> do đó đây là lỗi của người bán.
• Cách 3: Chuyển sang trường hợp Hóa đơn sai số lượng
Nếu doanh nghiệp nói chuyện được với bên mua (tức là các bên mà doanh nghiệp đã xuất hóa đơn) để chuyển thành hóa đơn viết sai số lượng -> Kế toán cần lập biên bản điều chỉnh giảm và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng mặt hàng đó xuống.
• Cách 4: Chấp nhận bị phạt khi quyết toán
Không có đầu vào (tức là trong kho không có hàng) nhưng lại xuất hóa đơn (xuất khống) -> Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.
Lưu ý: Theo Thông tư 10/2014/TT-BTC, phạt tiền từ 20 triệu đến 50 triệu đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm quy định tại Khoản 2 Điều 10 Thông tư này) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (trừ hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều này).
2. Trường hợp hàng tồn kho bị âm trong kho
Doanh nghiệp có hai nghiệp vụ chính, mua và bán. Khi mua hàng thì doanh nghiệp lấy hóa đơn và có hạch toán đầy đủ.
Nhưng lúc bán hàng, một số doanh nghiệp chuyên bán lẻ cho người tiêu dùng mà họ không lấy hóa đơn. Do đó, bộ phận bán hàng không xuất hóa đơn cho khách hàng. Dẫn đến kế toán không hạch toán vào sổ, cuối năm kiểm kê kho thì trong kho không còn hàng nhưng trên sổ sách lại còn hàng.
⇒ Cách xử lý:
– Kế toán kiểm tra kho và đối chiếu tất cả sổ sách, chứng từ đầu ra, đầu vào kỹ xem còn thừa bao nhiêu hàng trên sổ sách so với kho.
– Doanh nghiệp xuất hóa đơn bán ra theo hai cách:
- Có thể xuất bán cho các công ty đang cần hóa đơn đầu vào (trong trường hợp này cần cẩn thận để không vi phạm pháp luật).
- Xuất cho khách lẻ mua hàng mà không lấy hóa đơn, trên hóa đơn viết rõ: Khách hàng không lấy hóa đơn.
LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN CHI TIẾT KHÓA HỌC VÀ HỌC PHÍ
Hotline: 0983 650 093
Văn phòng Luật Kế toán DFC
VP Miền Nam: Số 197 Huỳnh Tấn Phát – Quận 7 – TP.HCM
VP Miền Bắc: LK28 Dương Kinh – Lê Trọng Tấn – Hà Đông – TP.HN
Cơ sở 2 tại HN: Số 48 Ngõ 1 – Ngô Thì Nhậm – Hà Đông – TP.HN
☎️: 0983 650 093 – 0913 499 922
Website: http://www.ketoandfc.vn
Email: dfcketoan@gmail.com
Link fanpage: http://www.facebook.com/ketoanDFC
