KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH SẢN XUẤT

1. Các chức năng cơ bản của quy trình sản xuất

• Đưa ra các yêu cầu về sản xuất, các kế hoạch sản xuất theo từng giai đoạn, từng phân khúc khách hàng, từng mặt hàng…
• Chuẩn bị vật tư đầy đủ và chất lượng theo nhu cầu sản xuất thành phẩm
• Thực hiện các công đoạn sản xuất tỉ mỉ, chính xác và hoàn hảo
• Tiến hành nhập kho sản phẩm khi đã hoàn thành các bước sản xuất
• Ghi nhận và báo cáo tiến độ sản xuất với cấp trên

2. Nghiên cứu về Sản phẩm của quy trình sản xuất

• Sản phẩm hữu hình là các hàng hóa tiêu dùng hàng ngày như quần áo, đồ ăn, giày dép…
• Sản phẩm vô hình là các loại hình dịch vụ con người sử dụng hàng ngày. Như dịch vụ vận chuyển hàng tận nơi, dịch vụ xe đưa đón, dịch vụ nghỉ dưỡng…

• Hàng công nghiệp: là loại sản phẩm của một công ty sản xuất nhưng là nguyên liệu của một công ty khác.
• Hàng tiêu dùng: là hàng hóa đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của người dân.

3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất

• Các kế hoạch sản xuất phải đảm bảo chính xác, đầy đủ, rõ ràng về thông tin và trình bày ngắn gọn, dễ hiểu
• Sản xuất đúng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, sử dụng đúng nguyên vật liệu cần dùng
• Thực hiện đúng công thức, cách thức, phương pháp, công nghệ theo yêu cầu của khách hàng
• Sản xuất đủ số lượng theo đơn đặt hàng đã ký
• Sản xuất kịp thời theo đúng kế hoạch đã đề ra trước đó
• Tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất đảm bảo tỷ lệ phế liệu và tỷ lệ sản phẩm hỏng thấp nhất trong mức cho phép

4. Rủi ro của quy trình sản xuất

• Xây dựng các kế hoạch sản xuất không phù hợp với tiêu chí đã đề ra hoặc không theo kịp sự thay đổi của thị trường.
• Sai sót trong quá trình sản xuất sản phẩm: không đạt chất lượng, không đúng mẫu mã, vật liệu…
• Sản xuất không đúng số lượng theo yêu cầu, có thể ít hơn khiến khách hàng bị thiếu sản phẩm hoặc nhiều hơn. Dẫn đến không thể kiểm soát nội bộ hàng tồn kho bị ứ đọng, tốn kém chi phí sản xuất…
• Chậm trễ trong quá trình sản xuất khiến đơn hàng không kịp tiến độ giao hàng cho khách.
• Các sản phẩm lỗi, hỏng quá nhiều dẫn đến tình trạng tỷ lệ phế liệu vượt quá cao so với định mức cho phép của doanh nghiệp. Hậu quả là lãng phí tài nguyên và tiêu hao chi phí nội bộ doanh nghiệp.

Lưu ý: Khi kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất sẽ chỉ xét những lỗi do khâu trực tiếp sản xuất sản phẩm, không xét lỗi do khâu mua hàng, nhập nguyên vật liệu gây ra.

5. Các cơ chế kiểm soát được áp dụng trong doanh nghiệp

• Phê duyệt các chứng từ sản xuất nghiêm ngặt
• Sử dụng mục tiêu vào quy trình sản xuất
• Bất kiêm nhiệm các công việc ngoài bộ phận sản xuất
• Bảo vệ tài sản của bộ phận sản xuất và của doanh nghiệp
• Đối chiếu thường xuyên các sản phẩm với yêu cầu đặt ra trong bản kế hoạch
• Báo cáo các hoạt động bất thường trong quy trình sản xuất sản phẩm
• Kiểm tra và theo dõi thường xuyên các hoạt động của quy trình sản xuất sản phẩm
• Định dạng trước những mẫu mã sản phẩm cần sản xuất để tránh sai sót khi sản xuất