Chưa phân loại
KIỂM SOÁT TIỀN MẶT VÀ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG TRONG NỘI BỘ DOANH NGHIỆP
07
Th2
Th2
1. Khái niệm
Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng là quá trình kiểm soát các rủi ro xảy ra với tiền và tài khoản ngân hàng nội bộ được quản lý bởi công ty một cách nghiêm ngặt. Đây là quy trình quan trọng, ảnh hưởng mạnh đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
2. Kiểm soát tiền mặt
! Rủi ro
Trong quá trình kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, rủi ro mất mát khi tiền mặt là hiện vật có thể bị sử dụng sai mục đích phát triển doanh nghiệp. Hoặc bị đánh cắp bởi người trong nội bộ doanh nghiệp, kẻ gian đột nhập từ bên ngoài…
⇒ Giải pháp xử lý rủi ro
– Nên có một hệ thống như là sổ quỹ thống kê, ghi chép thu và chi tiền mặt dưới sự quản lý của các thủ quỹ.
– Toàn bộ tiền mặt chỉ được phép rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt bởi lãnh đạo công ty. Khi thu tiền mặt vào quỹ doanh nghiệp luôn luôn phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt.
– Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt cho mỗi bộ phận trong doanh nghiệp. Mọi khoản thanh toán vượt quá mức quy định cho phép thì sẽ phải chuyển qua thanh toán bằng tài khoản ngân hàng.
– Trong một khung giờ làm việc nhất định, có thể theo ca hoặc theo ngày, vào thời điểm cố định chỉ nên để một người tiếp cận tiền mặt và chịu trách nhiệm với số tiền mặt đó. Toàn bộ tiền mặt của doanh nghiệp nên được quản lý chặt chẽ và cất giữ cẩn thận trong hộp có khóa.
– Các bút toán giao dịch tiền mặt cần phải được một nhân viên nhất định chịu trách nhiệm lập và quản lý chặt chẽ. Nhân viên này không có quyền hạn được tiếp cận hoặc trông giữ tiền mặt của doanh nghiệp.
– Quy trình kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng phải được thực hiện thường xuyên. Toàn bộ số dư tiền mặt của doanh nghiệp trên sổ cái cần được đối chiếu và kiểm soát hàng ngày, so sánh với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ của công ty lập.
3. Đối chiếu ngân hàng
! Rủi ro
Trong quá trình kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, các doanh nghiệp đôi khi không thể ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời hành vi bất chính do:
- Đối tượng thực hiện việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng từ các tài khoản của công ty
- Hoặc quá trình chuyển khoản, rút tiền bị lỗi hệ thống
⇒ Giải pháp kiểm soát rủi ro
– Thực hiện thường xuyên việc đối chiếu số dư trên sổ phụ của ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Việc kiểm tra và đối chiếu này nên được thực hiện bởi một người quản lý có thẩm quyền của ngân hàng. Người này không có quyền được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền trong cả ngân hàng và doanh nghiệp.
– Tiến hành kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng bằng việc đối chiếu sổ sách theo định kỳ. It nhất là hàng tháng hoặc nếu có điều kiện thì kiểm tra hàng tuần. Mỗi lần kiểm tra cần có báo cáo cụ thể bằng văn bản, có chữ ký và cam kết của người kiểm tra và đại diện doanh nghiệp, ngân hàng.
– Trong trường hợp có bất kỳ chênh lệch nào cần lưu ý đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý. Hoặc các giao dịch bằng séc đã phát hành nhưng chưa trình ngân hàng.
– Trường hợp bất kỳ khoản mục thanh toán nào không đối chiếu được thì phải lập văn bản báo cáo ngay cho Kế toán Trưởng. Hoặc Giám đốc Tài chính của doanh nghiệp để có biện pháp xử lý kịp thời.
4. Kiểm soát nhân viên trong quy trình quản lý tiền mặt và tài khoản ngân hàng
– Trong quá trình kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, đôi khi người có thẩm quyền ký duyệt cho các khoản mục thanh toán bằng tài khoản ngân hàng của công ty có thể đưa ra các quyết định gian lận. Họ chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền từ tài khoản ngân hàng cho mục đích sai lệch, không được phép.
– Hoặc trong trường hợp khác, khi quá trình kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng không chặt chẽ thì một nhân viên nào đó của doanh nghiệp có ý định gian lận sẽ bằng một cách nào đó mà có được chữ ký của người có thẩm quyền.
Rồi phê duyệt cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng qua tài khoản ngân hàng. Từ đó, họ có thể thực hiện hành vi rút tiền của doanh nghiệp để phục vụ cho mục đích xấu.
– Để giải quyết được tình trạng trên, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng thật chặt chẽ bằng một số biện pháp như sau:
+ Yêu cầu nhiều chữ ký của nhiều người có thẩm quyền cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nhất định nào đó. Ví dụ như trong mỗi chứng từ yêu cầu rút tiền sẽ có ba chữ ký chính:
- Một chữ ký của Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài chính
- Một chữ ký của trưởng bộ phận cần sử dụng đến tiền trong tài khoản
- Một chữ ký cuối cùng của Tổng Giám đốc Công ty, doanh nghiệp
+ Mọi hoạt động chuyển khoản trong Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng chỉ được phép phê duyệt và thực hiện khi các chứng từ kế toán được trình lên ban Giám đốc công ty. Các chứng từ này bao gồm:
- Phiếu đề nghị mua hàng có mức giá cụ thể đã được phê duyệt
- Đơn đặt hàng có mức giá cụ thể được nhà cung cấp chấp thuận
- Bản hợp đồng mua hàng có dấu đỏ (nếu có)
- Biên bản giao hàng hoặc chứng từ, bằng chứng về việc thực hiện, sử dụng dịch vụ
LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN CHI TIẾT KHÓA HỌC VÀ HỌC PHÍ TẠI KẾ TOÁN DFC
Hotline: 0983 650 093
Hotline: 0983 650 093
Văn phòng Luật Kế toán DFC
VP Miền Nam: Số 197 Huỳnh Tấn Phát – Quận 7 – TP.HCM
VP Miền Bắc: LK28 Dương Kinh – Lê Trọng Tấn – Hà Đông – TP.HN
Cơ sở 2 tại HN: Số 48 Ngõ 1 – Ngô Thì Nhậm – Hà Đông – TP.HN
☎️: 0983 650 093 – 0913 499 922
Website: http://www.ketoandfc.vn
Email: dfcketoan@gmail.com
Link fanpage: http://www.facebook.com/ketoanDFC
