PHÂN BIỆT HÓA ĐƠN HỢP LỆ, HỢP LÝ VÀ HỢP PHÁP

1. Hóa đơn hợp lệ

Cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:

– Hóa đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT (trừ trường hợp đặc thù được dùng hóa đơn GTGT ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT).

– Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán.

– Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua.

– Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy, xóa, hóa đơn khống (không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo).

– Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi.

(Theo điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC)

Hóa đơn hợp lệ phải được viết theo đúng các Nguyên tắc quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và 219/2013/TT-BTC.

– Nguyên tắc 1: Nội dung trên hóa đơn tuân theo quy định

• Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.
• Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa.
• Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để phục vụ việc lưu trữ chứng từ.
• Nội dung thể hiện trên các liên hóa đơn phải thống nhất.

– Nguyên tắc 2: Đầy đủ các tiêu thức bắt buộc

• Ngày/tháng/năm phát hành, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký của người mua, người bán.
• Dấu của công ty bên bán.
• Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký người ủy quyền.

– Nguyên tắc 3: Hóa đơn cần xuất đúng thời điểm

2. Hóa đơn hợp lý

Hóa đơn hợp lý gắn liền với khái niệm chi phí hợp lý. Nghĩa là chi phí chỉ hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý.

Nội dung trên hóa đơn phải đúng, phải phù hợp với nội dung doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh và có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp bên bán.

Ví dụ 1:

– Hóa đơn dịch vụ ăn uống mặc dù là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ (được bên bán thông báo phát hành đầy đủ, lập hóa đơn theo đúng quy định và đầy đủ chỉ tiêu trên hóa đơn) nhưng phải xem hóa đơn ấy có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay không.

– Nếu hóa đơn dịch vụ ăn uống là do bạn chiêu đãi người thân, gia đình,… chứ không phải là tiếp khách, không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh thì cho dù có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ cũng không được đưa vào chi phí trừ.

Ví dụ 2:

Doanh nghiệp không có ô tô, phương tiện vận tải mà lại có hóa đơn mua xăng dầu, nhiên liệu thì kế toán phải giải trình được là mua về để làm gì, có phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay không. Nếu không thì sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ.

3. Hóa đơn hợp pháp

– Hóa đơn hợp pháp là Hóa đơn do tổng cục thuế phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho những cơ sở kinh doanh.

– Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng. Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa, dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.

– Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Nếu doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.

– Để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, các bạn có thể tra cứu theo cách sau:

• Tra cứu xem doanh nghiệp có hoạt động hay không, có tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn hay không.
• Tra cứu xem hóa đơn có thông báo phát hành hay chưa.

Ngoài việc nắm được những quy định quan trọng về hóa đơn đầu vào hợp lệ, hợp lý, hợp pháp, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn đầu vào:

• Hóa đơn đầu vào 20 triệu trở lên: Điều kiện bắt buộc là phải thực hiện thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
• Thời điểm thanh toán: Nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng, người mua chưa trả tiền thì thực hiện kê khai thuế như bình thường. Tuy nhiên nếu đến thời hạn quyết toán mà chưa thực hiện thanh toán thì khoản này sẽ bị loại trừ.
• Hóa đơn đầu vào mua bán tài sản cố định: Nếu tài sản là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống, giá trị từ
• Hóa đơn đầu vào kê khai từ năm trước thực hiện hạch toán sang năm kế tiếp.
• Hóa đơn đầu vào của dự án: Thuế GTGT của dự án đến thời điểm quyết toán bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế GTGT đó.

LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN CHI TIẾT KHÓA HỌC VÀ HỌC PHÍ
Hotline: 0983 650 093

Văn phòng Luật Kế toán DFC
VP Miền Nam: Số 197 Huỳnh Tấn Phát – Quận 7 – TP.HCM
VP Miền Bắc: LK28 Dương Kinh – Lê Trọng Tấn – Hà Đông – TP.HN
Cơ sở 2 tại HN: Số 48 Ngõ 1 – Ngô Thì Nhậm – Hà Đông – TP.HN
☎️: 0983 650 093 – 0913 499 922
Website: http://www.ketoandfc.vn
Email: dfcketoan@gmail.com
Link fanpage: http://www.facebook.com/ketoanDFC