PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

– Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ mang tính quyết định của chủ thể quản lý. Các chỉ tiêu, các lệnh xuất vật tư, lệnh điều động lao động, tài sản… thuộc loại chứng từ này. Một chứng từ thuần tuý mệnh lệnh biểu thị nghiệp vụ kinh tế cần thực hiện, chưa chứng minh kết quả sự hình thành nghiệp vụ, do đó loại chứng từ này chưa đủ làm căn cứ ghi sổ kế toán.

– Chứng từ chấp hành (thực hiện) là chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, các loại phiếu xuất, biên lai, hoá đơn thuộc loại chứng từ này. Thông qua loại chứng từ này có thể thấy mức độ thực hiện các quyết định đồng thời biểu thị cả trách nhiệm vật chất trong việc xảy ra nghiệp vụ -> Chứng từ thực hiện có thể làm căn cứ ghi sổ. Tuy nhiên trong một số trường hợp cần có những bản chứng từ bổ sung như thanh toán cho nghiệp vụ tạm ứng, xử lý thiệt hại vật tư…

– Chứng từ thủ tục kế toán là những chứng từ tổng hợp, quy loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhất định để tiện lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Loại chứng từ thuần tuý về thủ tục kế toán này là những chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ.

– Chứng từ liên hợp là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nêu trên như những lệnh kiêm phiếu xuất, phiếu chi hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất.

– Chứng từ bên trong (nội bộ)

– Chứng từ bên ngoài là chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị hạch toán nhưng lập từ các đơn vị khác như: hoá đơn mua hàng, phiếu (hợp đồng) vận chuyển thuê ngoài…

– Chứng từ ban đầu

– Chứng từ tổng hợp hay chứng từ khái quát

– Chứng từ một lần

– Chứng từ nhiều lần

Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại: Chứng từ tiền mặt, vật tư, tiêu thụ hàng hoá, thanh toán với ngân hàng, ngân sách và thanh toán với công nhân viên…

– Chứng từ bình thường chứa đựng những thông tin thể hiện tính hợp quy luật của các nghiệp vụ xảy ra. Những chứng từ này tiếp tục làm thủ tục theo các yếu tố và trình tự quy định để ghi sổ, tổng hợp và thông tin theo định kỳ.

– Chứng từ báo động là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế: vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời (vay quá hạn)… Những chứng từ này cần được xử lý kịp thời trước khi đưa vào ghi sổ kế toán hoặc xử lý tiếp theo trình tự quy định.