Chưa phân loại
QUY TRÌNH THU CHI TIỀN MẶT HOẶC TIỀN GỬI NGÂN HÀNG TRONG VIỆC KIỂM SOÁT TIỀN MẶT HOẶC TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
08
Th2
Th2
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, đề nghị thu/chi
– Nhân viên kế toán tiền mặt hoặc nhân viên kế toán ngân hàng tiếp nhận đề nghị thu/chi từ người có nhu cầu. Sau đó kiểm tra đầy đủ các chứng từ kèm theo từ các cá nhân là khách hàng, cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
– Các chứng từ cần thiết bao gồm:
+ Chứng từ chi tiền:
- Giấy đề nghị thanh toán
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tạm ứng
- Giấy thông báo nộp tiền
- Các hóa đơn thanh toán dịch vụ, hợp đồng mua hàng
- Các hóa đơn mua/bán hàng hóa, đơn đặt hàng
- Biên bản giao nhận hàng và một số giấy tờ khác
Tất cả đều phải có dấu đỏ xác nhận của người có thẩm quyền.
+ Chứng từ thu tiền: Đây là loại giấy thanh toán tiền tạm ứng, bản hợp đồng thanh toán, các hóa đơn mua bán hàng hóa. Hoặc các giấy tờ khác có liên quan trực tiếp đến việc thanh toán.
Bước 2: Đối chiếu, kiểm tra các chứng từ
Tiến hành kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng bằng cách đối chiếu các chứng từ gốc với các giấy tờ đề nghị thu/chi. Sao cho đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ chữ ký phê duyệt và con dấu của cán bộ phụ trách, người đề nghị, người có thẩm quyền). Và tuân thủ đúng theo các quy định của doanh nghiệp cũng như Chính sách pháp luật của Nhà nước.
→ Sau khi quá trình kiểm tra hoàn tất, không xảy ra vấn đề gì thì sẽ chuyển cho Kế toán trưởng xem xét và phê duyệt. Trong trường hợp các giấy tờ không hợp lệ sẽ bị trả lại cho người đề nghị.
Bước 3: Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính kiểm soát chứng từ được trình lên
Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính thực hiện kiểm tra, kiểm soát nghiêm ngặt các chứng từ đã được rà soát từ trước. Việc kiểm tra này là để xem xét về tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ mà người đề nghị trình lên.
→ Ký xác nhận đã kiểm tra vào giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ hợp lệ liên quan đến việc thu chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng trước khi trình Ban giám đốc doanh nghiệp phê duyệt.
Bước 4: Phê duyệt của Ban giám đốc doanh nghiệp
Ban giám đốc doanh nghiệp sẽ xem xét lại tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ mà Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính của doanh nghiệp đã phê duyệt.
→ Sau đó căn cứ vào các quy định về hạn mức sử dụng tài chính của doanh nghiệp được phân cấp theo các bộ phận, Ban giám đốc doanh nghiệp sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị thu/chi theo đúng nhu cầu và thẩm quyền được phân công như trong quy định.
Bước 5: Lập các chứng từ thu/chi hợp lệ
Đây là bước vô cùng quan trọng vì nó là cơ sở để đối chiếu với các sai sót và lệch lạc về số liệu sau này.
Việc lập chứng từ thu/chi được chia theo các giao dịch là thông qua tiền mặt và thông qua tài khoản ngân hàng như sau:
– Đối với giao dịch trực tiếp thông qua tiền mặt tại quỹ:
Nhân viên kế toán tiền mặt sẽ là người lập phiếu thu/chi tiền theo đúng nội dung đã ghi sẵn trên giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kê nộp tiền… hợp lệ đã được ký duyệt bởi Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính và Ban giám đốc doanh nghiệp.
– Đối với giao dịch trực tiếp thông qua tài khoản ngân hàng: nhân viên kế toán ngân hàng là người lập ủy nhiệm chi tương ứng với nội dung đã ghi sẵn trên giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kê nộp tiền… hợp lệ đã được ký duyệt bởi Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính và Ban giám đốc doanh nghiệp.
Bước 6: Ký duyệt các chứng từ thu/chi hợp lệ
Bước tiếp theo trong quá trình kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng là sau khi nhân viên kế toán tiền mặt hoặc nhân viên kế toán ngân hàng lập xong phiếu thu/phiếu chi/ủy nhiệm chi thì các giấy tờ này được chuyển cho Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính của doanh nghiệp phê duyệt trước khi chuyển cho Ban giám đốc công ty ký duyệt.
Bước 7: Tiến hành thực hiện việc thu/chi tiền
– Đối với các giao dịch trực tiếp thông qua tiền mặt tại quỹ:
Khi nhận được phiếu thu/phiếu chi đã được phê duyệt bởi Ban giám đốc doanh nghiệp kèm theo các chứng từ gốc, thủ quỹ của công ty phải có trách nhiệm sau:
- Kiểm tra lại số tiền, nội dung ghi trên phiếu thu/phiếu chi so với chứng từ gốc.
- Kiểm tra ngày, tháng lập phiếu thu/phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền. Xác nhận chữ ký là thật.
- Kiểm đếm thật chính xác số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác. Tránh sai sót nhầm lẫn sau này.
- Yêu cầu người nộp tiền hoặc nhận tiền ký và ghi rõ họ tên vào phiếu thu/phiếu chi.
- Thủ quỹ phải ký và ghi rõ họ tên vào phiếu thu/phiếu chi. Giữ lại 1 liên để ghi vào Sổ quỹ của doanh nghiệp.
- Lưu trữ toàn bộ chứng từ phiếu thu, phiếu chi kèm chứng từ gốc để trao trả lại cho kế toán sau khi duyệt thu/chi xong.
– Đối với các giao dịch thu chi tiền thông qua tài khoản ngân hàng:
Nhân viên kế toán ngân hàng nộp ủy nhiệm chi, séc… cho ngân hàng gồm 02 liên. Ngân hàng sẽ có trách nhiệm đóng dấu và trả lại cho nhân viên kế toán ngân hàng.
Bước 8: Cập nhật chính xác các thông tin, số liệu vào hệ thống kế toán doanh nghiệp
Sau khi bộ chứng từ đã hoàn thành, bên quỹ sẽ xác nhận việc đã xuất tiền/thu tiền. Nhân viên kế toán tiền mặt và nhân viên kế toán ngân hàng sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc và phiếu thu/chi để ghi các chứng từ sổ sách kế toán theo đúng quy định của doanh nghiệp.
LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN CHI TIẾT KHÓA HỌC VÀ HỌC PHÍ TẠI KẾ TOÁN DFC
Hotline: 0983 650 093
Hotline: 0983 650 093
Văn phòng Luật Kế toán DFC
VP Miền Nam: Số 197 Huỳnh Tấn Phát – Quận 7 – TP.HCM
VP Miền Bắc: LK28 Dương Kinh – Lê Trọng Tấn – Hà Đông – TP.HN
Cơ sở 2 tại HN: Số 48 Ngõ 1 – Ngô Thì Nhậm – Hà Đông – TP.HN
☎️: 0983 650 093 – 0913 499 922
Website: http://www.ketoandfc.vn
Email: dfcketoan@gmail.com
Link fanpage: http://www.facebook.com/ketoanDFC
