XỬ LÝ TIỀN MẶT TỒN TRÊN SỔ SÁCH QUÁ NHIỀU – TIỀN MẶT ẢO

Một số nguyên nhân dẫn đến việc tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều so với thực tế

– Nguyên nhân đầu tiên có thể kể đến thường là do vốn góp trong công ty. Các công ty khi thành lập phải đăng ký vốn điều lệ và phải góp đủ trong vòng 90 ngày, nếu không sẽ bị phạt theo quy định của Luật đầu tư.

• Thường thì vốn điều lệ các doanh nghiệp hay để cao hơn so với năng lực tài chính của mình, nhất là những công ty nhỏ và vừa. Trên đăng ký kinh doanh có thể là nhiều người góp vốn, nhưng thực tế chỉ 1 người góp và duy trì hoạt động của công ty, những người khác có trong danh sách chỉ là để hợp thức loại hình công ty.
• Khi góp vốn, vì không có đủ số tiền theo đăng ký nên không có chuyện góp bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán thường làm bút toán góp vốn bằng tiền mặt với toàn bộ số vốn đăng ký. Và từ đây, lượng tiền thực tế thì ít mà lượng tiền trên sổ sách thì nhiều.

– Nguyên nhân tiếp theo: Khi chi tiền là những món chi mà không có hóa đơn tài chính, không có chứng từ hợp lệ. Dẫn đến kế toán không hạch toán sổ sách (vì nghĩ có hạch toán cũng không được tính vào chi phí). Như vậy tiền thực tế cứ giảm đi mà tiền sổ sách thì lại không giảm.

– Nguyên nhân nữa có thể kể ra là: Sếp bán hóa đơn lấy tiền chênh lệch VAT. Khi bán hóa đơn, vì không muốn khách hàng chuyển khoản thanh toán rồi lại mất công rút ra trả lại cho khách, nên chỉ xuất hóa đơn dưới 20 triệu đồng/lần thanh toán. Mà với những trường hợp này thì gần như không thể treo công nợ. Do vậy kế toán thực hiện bút toán bán hàng thu tiền mặt. Như vậy, lượng tiền thu được thì ít (chỉ là mấy % trên tổng hóa đơn), nhưng kế toán phải hạch toán thu tiền mặt cả trị giá của hóa đơn.

– Hoặc có thể do sai lệch công nợ với khách hàng: đã thanh toán nhưng lại chưa hạch toán kế toán, hoặc chưa thu tiền nhưng lại hạch toán đã thu bằng tiền mặt (trường hợp này thường ít xảy ra hơn)…

⇒ Phương án xử lý: Rà soát lại toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp

– Nếu là do không hạch toán những khoản không có hóa đơn, chứng từ, thì có thể lấy hóa đơn đầu vào để hợp thức hóa. Nếu không xử lý thành hợp lý được thì có thể vẫn cứ hạch toán để làm giảm tiền mặt. Nhưng phải theo dõi riêng những khoản này để tách khỏi tổng chi phí khi quyết toán TNDN. Vì đây là những khoản chi không hợp lý nên phải loại ra.